Råd & tips

Måste vi som driver föreningar och företag verkligen spara våra handlingar? Nej, faktiskt inte - om vi ser till vad lagen säger så behöver inte mycket sparas. MEN ...

Att ha kvar äldre handlingar från sin egen verksamhet, sparade i bra lokaler och med ordning och reda, kan visa sig vara en riktig guldgruva. Det underlättar administrationen att snabbt kunna återsöka information oavsett hur gammal den är, och ett fylligt och bra arkiv ger oändliga möjligheter till marknadsföring, informationskampanjer och så vidare.

Det räcker inte heller med den information som står att hämta i de offentliga arkiven när vår gemensamma historia skall skrivas. Det skulle ge en skev bild av samhället. Det är av största vikt att vi bevarar dokumentation även från alla delar av den enskilda sektorn - från människornas vardag.

Men VAD skall man spara? Och HUR gör man? Arkiv Västmanland finns som en resurs för att Du och Ditt företag eller Din förening skall ha tillgång till kvalificerad rådgivning och professionellt utförda praktiska insatser.

VAD SKALL VI SPARA?

Man kan inte spara allt! Det är faktiskt det man måste utgå från. Sedan gäller det ”bara” att spara rätt. Grundregeln är att man endast skall spara sådant som uppkommit i den egna verksamheten. Det skall vara originalhandlingar och de skall ge information om verksamheten.

Kontakta oss gärna för att få vår folder ”Spara-Gallra. Hur gör man?”. Den ger allmänna råd om hur man skall resonera och hur man förbereder arkivleveranser.

Det är inte alltid helt lätt att göra rätt bedömningar. Är Du tveksam? Hör gärna av Dig till oss för rådgivning.

HUR GÖR MAN?

När man så funnit handlingar som skall bevaras, hur gör man då? Ett steg på vägen kan vara att bli medlem i Arkiv Västmanland – om man inte redan är det – för att få tillgång till kunskap och möjlighet att deponera.

För att förbereda en leverans till Arkiv Västmanland bör Ni skapa en överblick över befintligt material. Finns det fler arkivbildare, det vill säga är det material från fler än en juridisk person eller privatperson? Då skall dessa hållas isär. Sedan skall materialet rensas från sådana saker som plastfickor, gem, kopior, gallringsbart, och så vidare. Vid tveksamheter hör Ni av Er till Arkiv Västmanland för rådgivning. Om det redan finns en struktur och någorlunda ordning i materialet skall den ordningen bevaras. Om inte kan det vara idé att göra en försiktig indelning i olika dokumentkategorier. Notera sedan vilka grupper som finns och de olika tidsomfången. Glöm inte att notera luckor. Om Ni vill deponera Ert material hos Arkiv Västmanland ringer Ni sedan och avtalar tid för leverans.

Hör av Er till oss så kan Ni få vår folder "Spara-Gallra. Hur gör man?" i pappersform eller mejlad som pdf.